Toda empresa, sin importar su tamaño o sector, genera diariamente documentos esenciales para su funcionamiento: contratos, facturas, nóminas, informes, correos, registros contables… Pero, ¿sabes qué documentos conservar y durante cuánto tiempo?
No cumplir con los plazos de conservación puede acarrear sanciones legales, pérdidas de información clave o incluso problemas fiscales. Esta guía te ayuda a entender, clasificar y proteger adecuadamente todos los tipos de documentos empresariales.
Tipos de documentos que una empresa debe conservar
A continuación, te detallamos las principales categorías de documentos que requieren custodia, con sus plazos legales mínimos según la legislación vigente en España (actualizado a 2025):
1. Documentos contables y fiscales
Ejemplos:
- Facturas emitidas y recibidas
- Libros contables y registros de IVA
- Declaraciones tributarias (modelo 303, 200, etc.)
Tiempo mínimo de conservación:
6 años según el artículo 30 del Código de Comercio.
4 años para la Agencia Tributaria (prescripción fiscal).
2. Documentación laboral y de Seguridad Social
Ejemplos:
- Contratos de trabajo
- Nóminas
- TC1 y TC2
- Comunicaciones con la Seguridad Social
Tiempo mínimo de conservación:
4 años según el artículo 21 del Real Decreto Legislativo 5/2000.
Algunos documentos (como el registro de jornada) deben guardarse durante 4 años también.
3. Documentación legal y societaria
Ejemplos:
- Escrituras de constitución
- Actas de juntas y consejos
- Estatutos sociales
- Contratos mercantiles
Tiempo mínimo de conservación:
6 años desde el último asiento contable relacionado.
Sin embargo, ciertos documentos (como las escrituras de constitución) deben guardarse indefinidamente.
4. Documentación comercial y administrativa
Ejemplos:
- Pedidos y albaranes
- Presupuestos aceptados
- Correspondencia comercial
- Documentos de proveedores y clientes
Tiempo mínimo de conservación:
6 años, al formar parte del ciclo contable y comercial.
5. Documentación de prevención de riesgos laborales
Ejemplos:
- Evaluaciones de riesgos
- Planes de emergencia
- Registro de accidentes laborales
Tiempo mínimo de conservación:
5 años, según Ley de Prevención de Riesgos Laborales.
6. Documentación digital y correos electrónicos
Aunque el formato digital facilita el almacenamiento, la obligatoriedad de conservar se mantiene. Se recomienda aplicar políticas de archivo y trazabilidad para correos y documentos electrónicos relevantes.
¿Por qué externalizar la custodia documental?
Gestionar internamente todos estos documentos implica riesgos y costes ocultos: pérdida de tiempo, espacio, posibles extravíos, e incumplimientos normativos.
Una empresa especializada en custodia y gestión documental ofrece:
- Almacenamiento físico profesional y seguro
- Protección frente a robos, incendios o pérdidas
- Organización y acceso controlado
- Gestión de plazos de conservación y destrucción certificada
- Integración con sistemas digitales y acceso remoto
Conclusión: Una buena custodia documental es una inversión
Saber qué documentos conservar y durante cuánto tiempo no solo te protege legalmente, sino que mejora la eficiencia operativa y libera recursos internos. Externalizar este servicio con profesionales garantiza seguridad, cumplimiento y tranquilidad.
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